2020 Laws of Puerto Rico
Apéndice II-B - Reglas para la Administración del Tribunal de Primera Instancia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
Regla 32. Expedientes judiciales, minutas y registros

(a) Expedientes judiciales.—
(1) Los expedientes judiciales son públicos. Se conservarán bajo la custodia del secretario o de la secretaria y no podrán ser sacados del tribunal si no es por orden escrita del Juez Administrador o de la Jueza Administradora de la Región Judicial. Esta orden escrita dispondrá el periodo concedido para la devolución del expediente a la Secretaría y será notificada a la secretaria o al secretario del tribunal.
(2) Los expedientes judiciales permanecerán en la Secretaria excepto para uso durante un incidente procesal judicial o para el uso del juez o de la jueza en su despacho o del Juez Administrador o de la Jueza Administradora de la Región Judicial.
(3) El secretario o la secretaria informará al Juez Administrador o a la Jueza Administradora de la Región de la retención en despacho de cualquier expediente por más de quince (15) días y requerirá su devolución al área de [la] Secretaría.
(4) Los jueces y las juezas mantendrán en su despacho copia de la autorización escrita del Juez Administrador o de la Jueza Administradora de la Región Judicial para sacar del tribunal expedientes para fines oficiales. En la alternativa podrán llevar un registro sobre este asunto.
(5) El secretario o la secretaria garantizará la confidencialidad de todo expediente o parte de éste, cuando la ley u orden judicial así lo requiera.
(6) Esta regla aplica a toda forma de recoger lo acontecido en las vistas en los salones de sesiones, sea por grabación digital, cinta magnetofónica o videomagnetofónica, taquigrafía, o estenotipia.
(7) Cuando la grabación fuere tomada por un funcionario o una funcionaria del tribunal, éste o ésta tendrá la custodia de la misma hasta que la una al expediente judicial. Cuando la grabación haya sido tomada por una persona autorizada a ello por el tribunal, pero no fuere empleada del tribunal, ésta deberá ponerla dentro de un sobre debidamente identificado, sellado y firmado por la representación legal de las partes. Salvo estipulación en contrario, la representación legal de la parte que haya solicitado la grabación será responsable de presentarla en la Secretaría del tribunal el próximo día laborable.
(b) Minutas.—
(1) La minuta será el registro oficial de las incidencias más importantes ocurridas durante la vista judicial en el salón de sesiones y en cámara. La misma será preparada conforme con las normas que establezca el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los tribunales y será certificada por la Secretaria de Servicios a Sala.
(2) La Secretaria o el Secretario de Servicios a Sala preparará la minuta en la que se hará constar la fecha, las partes y su representación legal, cuando la hubiera, el número de identificación del expediente, una breve reseña de los procedimientos habidos o asuntos atendidos en la vista, los planteamientos de las partes y las determinaciones del juez o de la jueza, una relación de las personas que testificaron, y una relación de la prueba documental presentada con indicación de si fue admitida o no.
(c) Registros.—
(1) Será deber ministerial del secretario o de la secretaria del tribunal mantener en forma electrónica, o manual si ésta no estuviere disponible, según lo requiere el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los tribunales, la información que permita conocer el estado procesal del caso y la localización del expediente judicial en todo momento.
(2) El secretario o la secretaria del tribunal mantendrá aquellos registros que requiera la ley y los que determine el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los tribunales con la aprobación del Juez Presidente o de la Jueza Presidenta.
(3) El secretario o la secretaria mantendrá un registro de la siguiente información:
(A) Todos los documentos presentados para atención judicial;
(B) todas las órdenes, mandamientos, resoluciones y sentencias dictadas por el tribunal;
(C) todos los documentos expedidos bajo la responsabilidad ministerial del secretario o de la secretaria del tribunal, incluso las sentencias dictadas en rebeldía conforme disponen las reglas procesales, y
(D) todas las incidencias procesales del caso.
(4) El Director Administrativo o la Directora Administrativa de los tribunales con la aprobación del Juez Presidente o la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, podrá requerir el registro de toda aquella información o asunto que propenda a una eficiente administración de la justicia.
(5) Los registros que se llevan actualmente de forma manual, podrán ser sustituidos por registros electrónicos conforme la tecnología lo permita.
(6) Todos los registros que se llevan actualmente excepto el Registro de Tutela e Incapacidad o aquellos que cuentan con una fecha específica para su destrucción, podrán ser decomisados y destruidos luego de transcurridos diez (10) años de su incepción o a partir de la fecha de su último folio.

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