2020 Laws of Puerto Rico
Capítulo 74 - Negocio de Intermediación Financiera
§ 1078. Deberes del concesionario

(a) Exámenes.— Todo concesionario bajo las disposiciones de este capítulo vendrá obligado a poner a la disposición del Comisionado para examen los libros de contabilidad, expedientes, documentos y cualesquiera otros datos que éste considere necesarios y a permitir al Comisionado o a sus representantes, libre acceso a sus propiedades, instalaciones y sitios de operación.
(b) Destrucción de libros o récords.— Todo concesionario podrá destruir sus libros y expedientes, una vez transcurridos cinco (5) años de la fecha del último asiento en dichos libros o expedientes, o de la fecha en que cualquier obligación hubiere dejado de ser exigible de acuerdo con los documentos en su poder. Todo concesionario deberá mantener procedimientos, sistemas y procesos operacionales para la destrucción de documentos que aseguren lo siguiente:
(1) Que la destrucción de documentos se efectúe de acuerdo a la política de retención y destrucción adoptada por el concesionario y requerido por esta o cualquier otra ley;
(2) que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras someta notificación escrita al concesionario solicitando se preserven determinados documentos, los que deberán ser identificados en dicha notificación;
(3) que se detenga la destrucción de documentos en el caso en que el concesionario sea notificado de una demanda o reclamación, orden o requerimiento administrativo o judicial que impida que se destruyan determinados documentos según la reglamentación local y federal aplicable, y
(4) que la destrucción de documentos se realice en forma permanente de tal modo que se evite el uso posterior de dichos documentos.
(c) Será deber del concesionario mantener un Registro de Documentos Destruidos por año calendario en el que se hará constar una descripción general de los documentos destruidos. El Registro de Documentos Destruidos podrá mantenerse en un medio electrónico y el mismo deberá estar disponible para inspección por la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras. El Registro de Documentos Destruidos deberá retenerse por el concesionario por un periodo no menor de diez (10) años contados desde el 31 de diciembre del año al que corresponde. No más tarde del 31 de enero de cada año, un oficial del concesionario certificará que el Registro Anual correspondiente al año anterior, contiene la información requerida de todos los documentos que fueron destruidos durante el año, los cuales cumplieron el periodo de retención que fija la política, así como la reglamentación local y federal aplicable. Dicha certificación deberá ser retenida por el concesionario por un periodo no menor de diez (10) años contados desde el 31 de diciembre del año a que corresponde y la misma estará disponible para inspección por la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras.

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