2020 Laws of Puerto Rico
Capítulo 59 - Plan de Operaciones para la Donación de Propiedad Excedente
§ 1661. Aspectos administrativos—Controles de inventario

(a) La propiedad federal excedente donada será recibida en determinada área para su inspección y revisión pero de no haber personal disponible para realizar esa labor, la propiedad será mantenida en un área protegida hasta que pueda ser inspeccionada. Para esta labor de inspección, identificación y revisión serán utilizados los documentos de embarque y el Formulario SF123 con sus anexos.
(b) Los informes sobre las deficiencias y excesos en las cantidades de renglones de propiedad federal excedente donada, así como el Formulario SF123 serán cumplimentados de conformidad con los requisitos de la Sección 101-44.15 de la reglamentación federal.
(c) Luego de verificada la descripción, condición y cantidad de los renglones de propiedad, será preparado un rótulo de renglones en existencia en el almacén, el cual será adherido al renglón para identificarlo como sigue:
(1) Número de distribución o localización.
(2) Número del renglón.
(3) Costo de adquisición de la unidad.
(4) Descripción, incluyendo número de serie.
(d) Luego de verificada la información recibida, tarjetas individuales de registro de renglones serán preparadas para aquellos renglones de propiedad con costo de adquisición de diez dólares ($10) ó más. Todas las acciones de recibo, expedición y status de inventario deben constar en dicha tarjeta, la cual deberá ser retenida en archivo por no menos de cinco (5) años después de expedida o entregada la propiedad.
(e) Deberá llevarse a cabo anualmente un inventario físico completo de toda la propiedad federal excedente donada en posesión del encargado de la misma en el Area de Compras, Servicios y Suministros de la Administración. En este inventario anual serán señaladas las deficiencias y excesos en las cantidades de los renglones de propiedad. El informe originado por este inventario será utilizado para registrar ajustes de inventario y deberá ser sometido al Administrador Auxiliar del Area de Compras, Servicios y Suministros para su aprobación. Deberán hacerse los arreglos necesarios agotando todos los esfuerzos razonables para determinar la razón de la variación registrada por las deficiencias o excesos señalados. Una carta conteniendo estos fundamentos, firmada por el encargado de la propiedad excedente, se anexará a los documentos completos de inventario.

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