2020 Laws of Puerto Rico
XXXVII. Reglamento para la Evaluación de Jueces y Juezas del Tribunal de Primera Instancia
Regla 28. Conservación y disposición de documentos

(a) Las siguientes normas regirá el proceso de disposición y conservación de los documentos creados en las evaluaciones de jueces y juezas:
(1) Jueces activos y Juezas activas.— Se conservará todo el expediente mientras ocupen sus cargos en el Tribunal de Primera Instancia.
(2) Jueces inactivos y Juezas inactivas.— Son los que cesaron en sus funciones judiciales pero respecto a los cuales existe posibilidad de reingreso a la judicatura. Se conservará todo el expediente por seis (6) años a partir del cese. Luego, se dispondrá de toda la documentación, excepto de la hoja de datos personales mas reciente y de todos los informes finales de evaluación, que deberán conservarse hasta que la Comisión advenga en conocimiento del fallecimiento del juez o jueza o de que cumpla los setenta años de edad, lo que ocurra primero.
(3) Jueces y Juezas fallecidos, jubilados, separados por incapacidad, destituidos o ascendidos a Juez o Jueza del Tribunal de Apelaciones o del Tribunal Supremo.— Se conservará todo el expediente por un año a partir del cese, según sea el caso particular.
(b) Una vez se complete el término de retención antes establecido y con el propósito de garantizar la confidencialidad, los expedientes serán destruidos por personal de la Oficina de Evaluación Judicial, previa autorización del Director o Directora, mediante el uso de máquinas de triturar documentos.
(c) Se mantendrá una lista de los expedientes destruidos que incluirá la fecha y motivo por el cual fueron destruidos.

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