2020 Laws of Puerto Rico
Capítulo 13 - Departamento de Hacienda
§ 283c. Diseño e intervención de la organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad

(a) El Secretario, en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Los Cuerpos Legislativos, serán responsables de diseñar y aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos para ejecutar sus transacciones financieras.
(b) El Secretario será responsable de diseñar la organización fiscal, el sistema de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad central y de preparar los informes de todas las operaciones del gobierno, responsabilidad que se le asigna más adelante en las secs. 283 a 283p de este título.
(c) En el desempeño de las funciones descritas en los incisos (a) y (b), el Secretario consultará al Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, al Presidente de la Junta de Planificación y al Presidente del Banco Gubernamental de Fomento, en relación con la información que dichos funcionarios necesitan pura llevar a cabo sus funciones y considerará, además, las necesidades de las dependencias, las entidades corporativas y los Cuerpos Legislativos.
(d) El Secretario se asegurará de que haya coordinación entre los sistemas y procedimientos de contabilidad de cada dependencia, entidad corporativa o Cuerpos Legislativos y la contabilidad central que él lleve. Los sistemas y procedimientos diseñados o aprobados por el Secretario, o aquéllos en que éste provea asesoramiento por ley, deberán permitir a las dependencias, entidades corporativas y Cuerpos Legislativos llevar a cabo sus funciones, a la vez que serán la base para mantener una contabilidad de gobierno uniforme y coordinada, proveer un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras de cada dependencia, entidad corporativa o Cuerpos Legislativos y del gobierno como una sola entidad y deberán suplir, además, la información financiera necesaria para ayudar a la Asamblea Legislativa y al Gobernador de Puerto Rico en el desempeño de sus respectivas responsabilidades.
(e) Los sistemas de contabilidad que establezca el Secretario o que éste autorice establecer, o para los cuales provea asesoramiento por ley, estarán diseñados en tal forma que reflejen o provean, en términos generales, lo siguiente:
(1) Información completa sobre el resultado de las operaciones de las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos.
(2) Información financiera adecuada, necesaria para la administración de las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos.
(3) Control efectivo y contabilización de todas los fondos, propiedad y activos pertenecientes a las dependencias, entidades corporativas o Cuerpos Legislativos.
(4) Informes confiables que sirvan como base para la preparación y justificación de las necesidades presupuestarias de las dependencias, entidades corporativas y Cuerpos Legislativos, para controlar la ejecución del presupuesto y cualquier otra información financiera requerida por la Oficina de Gerencia y Presupuesto y la Junta de Planificación a las dependencias, a las entidades corporativas y a los Cuerpos Legislativos.
(5) Coordinación adecuada entre la contabilidad de cada dependencia, entidad corporativa o Cuerpo Legislativo y la contabilidad central que el Secretario llevará según estipula la sec. 283e de este título.
(f) La organización fiscal que diseñe o apruebe el Secretario para las dependencias y entidades corporativas deberá proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades, proveyendo, al mismo tiempo, para una canalización ordenada y rápida de la transacciones financieras. A este fin, el Secretario asesorará a los Cuerpos Legislativos para que diseñen y aprueben una organización fiscal consona con el anterior objectivo. En aquellas dependencias y entidades corporativas de naturaleza compleja y con un gran volumen de operaciones financieras y en los Cuerpos Legislativos, la organización fiscal deberá proveer para que se hagan intervenciones internas apropiadas que sigan las normas y pautas que a estos efectos establezca el Secretario.
(g) Los procedimientos que establezca el Secretario para incurrir en gastos y pagar los mismos, para recibir y depositar fondos públicos y para controlar y contabilizar la propiedad pública, tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, además, la claridad y pureza en los procedimientos fiscales. A este fin, el Secretario asesorará a los Cuerpos Legislativos para que adopten procedimientos cónsonos con el anterior objetivo.
(h) Las dependencias y las entidades corporativas cooperarán con el Secretario en el diseño de su organización fiscal y de los sistemas y procedimientos de contabilidad. Una vez aprobados por el Secretario, será deber de las dependencias y de las entidades corporativas la instalación y uso continuo de los mismos. No obstante, el Secretario ofrecerá asesoramiento y la ayuda que estime pertinente para la instalación de tales sistemas y procedimientos. El Secretario asesorará en el diseño y proveerá ayuda para la instalación de la organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad que aprobarán y adoptarán los Cuerpos Legislativos para ejercer sus funciones.
(i) El Secretario podrá autorizar a las dependencias y a las entidades corporativas a que diseñen sus propios sistemas, procedimientos de contabilidad y organizaciones fiscales, cuando por alguna razón éste no pueda diseñarlos o cuando en su opinión, la organización fiscal, el sistema de contabilidad, los procedimientos internos y las prácticas administrativas existentes en la dependencia o entidad corporativa lo ameriten, y siempre que éstas dispongan del personal adecuado y necesario para dicha labor. Los sistemas, procedimientos y organizaciones fiscales que así se diseñen deberán seguir las pautas y normas que establezca el Secretario y requerirán la aprobación final de éste para su implantación. No más tarde del primero (1ro) de julio de 2018, todas las dependencias del Gobierno Central deberán utilizar el mismo sistema de contabilidad que utilice el Departamento de Hacienda. Luego de la implantación de dicho sistema de contabilidad el Secretario no podrá autorizar a ninguna dependencia a diseñar su propio sistema de contabilidad, procedimientos de contabilidad u organización fiscal.
(j) El Secretario intervendrá, de tiempo en tiempo, las organizaciones fiscales y los sistemas y procedimientos de contabilidad de las distintas dependencias, entidades corporativas y Cuerpos Legislativos con el propósito de verificar si se están siguiendo los mismos y si éstos cumplen a cabalidad su cometida. Con el propósito de evitar o impedir que los sistemas y procedimientos de contabilidad pierdan efectividad, revisará los mismos a tono con las necesidades cambiantes del gobierno y con las normas modernas que rijan la materia. El Secretario propondrá para la acción de los Cuerpos Legislativos la revisión que proceda a su organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad.
(k) El Secretario podrá autorizar a las dependencias y a las entidades corporativas a intervenir sus propios sistemas, procedimientos de contabilidad y organizaciones fiscales, cuando por alguna razón éste no pueda intervenirlos o cuando en su opinión, la efectividad de la organización fiscal, el sistema de contabilidad, los procedimientos internos y las prácticas administrativas en la dependencia o entidad corporativa lo ameriten, y siempre que éstas dispongan del personal adecuado y necesario para dicha labor. Dichas intervenciones deberán hacerse siguiendo las pautas y normas que establezca el Secretario, y cualesquiera cambios que, como resultado de tales intervenciones, deben efectuarse a los sistemas, procedimientos de contabilidad y organizaciones fiscales en vigor, requerirán la aprobación del Secretario para su implantación. El resultado de dichas intervenciones deberá notificarse al Secretario mediante informe al efecto.