2020 Laws of Puerto Rico
Capítulo 41 - Documentos Públicos, Administración de; Archivo General
§ 1001. Definiciones

(a) Documento.— Es la palabra que comprenderá todo papel, libro, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, video cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluidos en la definición de la palabra documento.
(b) Documento público.— Es todo documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que de conformidad con lo dispuesto en la sec. 1002 de este título se haga conservar que se requiera conservar permanentemente o temporalmente como prueba de las transacciones o por su valor legal. Incluye aquellos producidos de forma electrónica que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.
(c) Documento privado.— Todo aquel que no se haya incluido en la anterior definición.
(d) Archivo.— Significa el Archivo General de Puerto Rico.
(e) Archivero.— Se refiere al Archivero General de Puerto Rico.
(f) Estado.— Significa el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo sus municipios.
(g) Dependencia.— Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, oficina y todo otro organismo gubernamental de las tres Ramas del Gobierno del Estado y los municipios.
(h) Entidad educativa o cultural.— Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.
(i) Comisión.— Se refiere a la Comisión Asesora del Archivo General.
(j) Administrador del Programa.— Aquel funcionario designado por este capítulo a administrar y reglamentar en su jurisdicción el Programa de Administración de Documentos Públicos y facultado a extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos previa consulta con y recomendación de los jefes de dependencias.
(k) Administrador de Documentos.— Empleado responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos en su respectiva dependencia.
(l) Administración de Documentos.— Es la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos.

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