(a) Responsabilidad del abogado o de la abogada que recibe notificación de la orden de asignación; término para responder.— Será responsabilidad de todo abogado y toda abogada atender oportunamente cualquier notificación del tribunal relacionada a una asignación de oficio. No obstante las disposiciones de la Regla 18 de este reglamento, al recibir una orden de asignación de oficio, el abogado o la abogada contará con un término no mayor de cinco (5) días a partir de la notificación de dicha orden para exponer mediante una moción fundamentada cualquier impedimento por el cual no podrá asumir la representación legal de oficio.
(b) Responsabilidad del abogado o de la abogada que recibe notificación de la orden de asignación; justa causa.— Todo abogado o toda abogada que solicite relevo de una asignación de oficio deberá explicar las razones que justifican el diferimiento y el relevo de la representación legal en el caso particular, conforme dispone el inciso (h) de la Regla 8. En la moción, deberán establecerse las razones que constituyen justa causa, tales como:
(1) Que la asignación sería onerosa en vista de la cantidad de asignaciones de oficio recibidas o de la cantidad de horas de oficio pro bono ofrecidas en la representación de oficio y certificadas al amparo de este reglamento durante el año fiscal en curso;
(2) que la asignación implicaría un quebrantamiento de los deberes éticos de diligencia y competencia, o
(3) que existen conflictos de intereses personales, éticos o profesionales.
(c) Duración de la asignación de oficio.— El abogado o la abogada prestará sus servicios a la persona indigente durante todo el procedimiento judicial de forma diligente y competente. La asignación de oficio iniciará desde que recibe la notificación de asignación hasta completada la etapa apelativa ante el Tribunal de Apelaciones de una determinación final del Tribunal de Primera Instancia.
(d) Deber de contabilizar todas las horas prestadas de oficio y detalle de los gastos susceptibles de reembolso.— Si hubiera un cambio en el estado de indigencia de su cliente, será deber de todo abogado y de toda abogada de oficio informarlo al tribunal tan pronto advenga en conocimiento. El tribunal deberá corroborar si, ante el estado de solvencia sobrevenida alegado por el abogado o la abogada, la persona indigente dejó de ser acreedora de una representación legal de oficio. Determinada la solvencia económica por parte del tribunal, cesarán los derechos conferidos a la persona y a su representante legal en virtud de este Reglamento. No obstante, el abogado o la abogada no quedará relevado o relevada de la representación legal, salvo que demuestre justa causa conforme la Regla 8(i) y el tribunal conceda el relevo.
(e) Deber continuo de informar cambios en el estado de indigencia.— Todo abogado o toda abogada que interese recibir compensación por sus servicios de oficio y el reembolso de los gastos razonables al amparo de este reglamento deberá mantener un detalle de las tareas realizadas, las horas trabajadas en el caso asignado, los gastos incurridos y un desglose con información sobre las fechas de viajes en automóvil por gestiones relacionadas con la investigación del caso, el propósito y el número de millas recorridas. Al momento de presentar la solicitud de pago de honorarios y rembolso de gastos razonables, deberá utilizar el formulario diseñado y aprobado por la Oficina de Administración de los Tribunales para esos fines. Además, deberá conservar los recibos y las facturas de los gastos susceptibles a reembolso, copia de los cuales se acompañarán a la solicitud de reembolso de gastos razonables en conformidad con la Regla 16 de este reglamento. El abogado o la abogada de oficio deberá conservar los recibos y facturas originales por un periodo de seis (6) años, los cuales podrán resguardarse de manera digital. Los recibos y las facturas originales deberán presentarse cuando el tribunal o el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los Tribunales los soliciten como parte de los documentos necesarios para conceder el reembolso.
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