(a) El funcionario o la funcionaria a cargo de una entidad gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o un funcionario o funcionaria designada por ésta, tendrá la obligación de notificar al Secretario sobre toda reclamación de carácter civil, radicada en un tribunal, por o contra dicha entidad gubernamental, o contra él o ella en su carácter personal relacionada con las funciones de su cargo, y cuyas cuantías excedan los cinco mil (5,000) dólares o que constituya un procedimiento de injunction o mandamus, presentando copia de la demanda y del emplazamiento y haciendo constar en forma clara, la fecha, causa y naturaleza de la acción, cuantía reclamada, nombre de las partes, nombre y número de colegiación de los abogados participantes. La referida notificación escrita se presentará al Secretario dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento.
(b) Al concluir el caso el funcionario o funcionaria a cargo de una entidad gubernamental o un funcionario o funcionaria designada por éste, tendrá la obligación de notificar al Secretario copia de la sentencia o acuerdo de transacción y deberá notificar por escrito en forma clara y concisa, la fecha de la notificación de la sentencia o acuerdo de transacción y la cuantía adjudicada o acordada. La referida notificación escrita se presentará al Secretario dentro de los sesenta (60) días siguientes a la aprobación del acuerdo de transacción o de la notificación del archivo en autos de copia de la demanda.
(c) En caso de que el caso sea apelado, el funcionario o funcionaria a cargo de una entidad gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o un funcionario o funcionaria designada por éste, tendrá la obligación de notificar al Secretario sobre dicho trámite dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se recibió copia de dicho recurso. Esta fecha se hará constar por escrito y bajo certificación firmada por la persona que recibe dicho documento.